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E-Mails archivieren

E-Mails archivieren
Dass Korrespondenz eine bestimmte Zeit aufzubewahren ist, weiß sicherlich jeder Geschäftsmann/jede Geschäftsfrau. § 257 HGB und gem. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3. Abgabenordnung regeln das. Häufig wird jedoch nicht beachtet, dass sich diese Vorschriften auch auf E-Mails beziehen können.

Aufbewahrungsfristen für E-Mails

Beispielsweise sind Kaufleute nach Paragraf 257 HGB verpflichtet, Handelsbriefe, die versendet wurden oder bei ihnen eingegangen sind, sechs Jahre  lang aufzubewahren. Unter den Begriff »Handelsbrief« fallen auch Telefaxe (zwar veraltet, aber noch gebräuchlich) und E-Mails. Übrigens: Rechnungen und der gesamte Schriftwechsel, der damit zusammenhängt, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Man muss »Handelsbriefe« jedoch nur archivieren, sofern sie Außengeschäfte des Unternehmens betreffen, also an Empfänger außerhalb des eigenen Unternehmens adressiert sind. Internes ist für das Finanzamt unwichtig. Schriftstücke, die der Vorbereitung eines Geschäfts dienen, sind nur dann aufzubewahren, wenn sie tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt haben.